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퇴직증명서 발급방법 작성법, 요즘은 직장 옮기시는 분들도 많고, 창업하신다거나 경력 증빙하실 일도 많잖아요. 근데 그런 상황에서 꼭 필요한 서류가 뭔지 아세요? 바로 퇴직증명서예요.
이게 단순히 퇴사했다는 증명뿐만 아니라 금융 거래할 때나 경력증명서 대용으로 쓰일 때도 있어서, 나중을 위해 꼭 챙겨놓으셔야 하는 문서예요. 오늘은 퇴직증명서 발급방법을 하나부터 열까지 아주 찰떡같이 알려드릴게요. 저도 예전에 몰라서 애 좀 먹었거든요. 그래서 진짜 경험 바탕으로 쏙쏙 알려드릴 테니까 끝까지 같이 보자고요.
퇴직증명서가 뭐냐고요?
말 그대로 근로자가 어느 회사에 다니다가 그만두었단 걸 공식적으로 증명해주는 서류예요. 이력서에만 퇴사했다고 써놓으면 요즘은 누가 믿어주나요. 공식 문서가 있어야지요.
보통은 회사가 발급해주긴 하지만, 회사에서 말을 안 해주면 몰라서 못 챙기고 지나가는 분들도 많아요. 나중에 이직할 때 제출하라 하면 허둥지둥하게 되거든요. 그래서 퇴사할 때 미리 받아두시는 게 제일 좋아요.
퇴직증명서 꼭 필요한 상황은 언제일까요?
보통은 이직 준비할 때나 공공기관에 서류 낼 때, 혹은 은행이나 신용보증 신청할 때 요구되는 경우가 많아요. 또 국민연금, 건강보험료 경력 정리할 때도 퇴직증명서가 필요하더라고요.
저희 조카도 청년전세자금 신청하는데 이 서류가 없어서 회사에 다시 연락했었어요. 그러니까 퇴직하면서 “나중에 혹시 몰라 한 장만 주세요~” 이 말 꼭 하고 오셔야 해요.
퇴직증명서 발급방법 이렇게 하시면 돼요
자, 그럼 이제 제일 중요한 거죠. 퇴직증명서 발급방법은 크게 두 가지예요. 회사에 직접 요청하는 방법, 그리고 일부 경우에는 온라인으로 신청하는 방법이 있어요.
일반적인 회사라면 대부분은 직접 요청하는 방식이고요, 공공기관이나 대기업 일부는 자체 시스템에서 발급되기도 하니까 참고해두세요.
가장 기본은 회사에 요청하는 거예요. 인사팀이나 총무팀에 전화해서 “제가 퇴직했는데 퇴직증명서 한 부 필요합니다~” 이렇게 말만 하셔도 돼요. 어떤 회사는 양식을 따로 보내주기도 하고요, 어떤 곳은 작성해줄 테니 인적사항만 달라고 하기도 해요.
이때 중요한 건 내 이름, 생년월일, 입사일과 퇴사일, 직급 같은 기본정보는 정확히 알려드려야 해요. 그래야 문서도 정확하게 나와요.
그리고 직접 방문해야 하는 경우도 있긴 해요. 특히 소규모 업체나 가족회사 같은 데는 인사담당 따로 없어서 사장님이 직접 작성해주시거든요. 그럴 땐 시간 여유 좀 갖고 찾아가시는 게 좋아요. 인감 날인까지 받아야 하는 경우도 있으니까요.
온라인 신청은 가능한 경우가 한정적이에요. 정부24 홈페이지 같은 곳에서 ‘경력증명서’나 ‘퇴직확인서’ 식으로 검색하면 나오는 경우도 있어요. 주로 공무원이나 공공기관 근무자 분들이 쓰는 방법이니까 일반 회사 다니신 분들은 대부분 회사에 직접 요청하셔야 해요.
퇴직증명서에는 어떤 내용이 들어갈까요?
기본적으로는 이름, 주민번호(요즘은 생년월일만 쓰는 데도 많아요), 입사일, 퇴사일, 근무한 부서, 직급, 퇴직 사유 등이 들어가요. 퇴직 사유는 보통 ‘개인 사유로 인한 자진 퇴사’ 아니면 ‘계약 기간 만료’ 정도로 간단히 적혀요. 굳이 자세한 내막까지 적지는 않아요. 그리고 마지막엔 회사 대표 이름이나 인사담당자 이름, 회사 직인까지 찍혀 있어야 효력이 생겨요.
간혹 어떤 회사는 “우리 양식 없어요~ 알아서 써오세요~” 하는 경우도 있어요. 그럴 땐 인터넷에 퇴직증명서 양식 검색해서 기본 틀 다운로드 받으셔도 되고요, 아주 간단하게는 워드나 한글로 본인이 틀 짜서 작성하셔도 돼요. 중요한 건 내용이 빠짐없이 들어가고, 회사 날인이 들어가는 거예요.
퇴직증명서 발급 시 주의할 점
이웃님, 여기서 정말 중요한 거! 퇴직증명서에는 절대 민감한 사유나 부정적인 표현이 들어가면 안 돼요. 예를 들면 ‘징계로 인한 퇴사’ 이런 식으로 써 있으면 나중에 어디 제출할 때 불이익 갈 수도 있어요.
그래서 퇴사 사유는 무조건 중립적으로, 깔끔하게 정리해달라고 요청하셔야 해요. 웬만하면 ‘자진 퇴사’나 ‘본인 요청에 의한 퇴직’으로 적어달라고 미리 말씀드리면 좋고요.
그리고 퇴직증명서 발급은 법적으로 요구하면 회사가 반드시 발급해줘야 해요. 근로기준법 제39조에 명시돼 있거든요. 회사가 안 해주거나 미루면 노동청에 신고도 가능해요. 그러니까 당당하게 요청하셔도 된답니다. 그리고 언제든 다시 재발급 요청도 가능하니까, 혹시 잃어버리셨더라도 걱정 마세요.
이런 경우엔 어떻게 하냐고요?
간혹 회사가 문을 닫았거나 폐업한 경우도 있죠? 그럴 땐 사업자등록 말소 여부를 확인하시고, 남아 있는 대표자 연락처가 있다면 따로 요청하셔야 해요. 진짜로 방법이 없을 땐 국민연금 가입 이력이나 건강보험 자격득실 확인서로 어느 정도 대체는 가능해요. 하지만 어디까지나 대체서류라서 퇴직증명서와 완전히 같진 않으니, 가능하면 미리 받아두시는 게 최고예요.
정리하자면요
퇴직증명서 발급방법은 어렵지 않지만, 모르면 헤매기 딱 좋은 부분이에요. 그래서 꼭 퇴사하면서 바로 챙겨두는 게 현명한 방법이고요. 퇴직증명서에는 입사일, 퇴사일, 직급, 부서, 퇴사 사유 등 꼭 필요한 정보가 다 들어가니까, 나중에 무슨 일이 생겨도 이 서류 하나면 뒷받침이 되거든요. 회사에 직접 요청해서 받는 게 제일 흔한 퇴직증명서 발급방법이고, 상황에 따라 온라인 신청이나 대체서류 활용도 가능하니까 내 상황에 맞게 잘 활용하시면 돼요. 혹시라도 아직 못 받으셨거나 예전 회사랑 연락 끊긴 분들 있으시면, 지금이라도 한번 연락해보세요. 회사도 기록은 남아 있을 테니까요. 미리 챙겨두면 언젠가 꼭 필요할 때 써먹을 날이 온답니다.